Menampilkan Keterangan yang Sama di Kotak Memo bagian Atas dan Tengah di Form Pembayaran Lain/Other Payment di ACCURATE dengan Cara Copy Paste

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu pengguna ACCURATE, saat memberi Pelatihan di kantornya.
“Bagaimana Cara untuk Menampilkan Keterangan yang Sama di Kotak Memo bagian Atas dan Tengah di Form Pembayaran Lain/Other Payment di ACCURATE dengan Cara Copy Paste?”
Customer saya ini tidak mau repot-repot mengetik keterangan yang sama untuk yang kedua kali di kotak memo tengah dan ingin melakukan Copy Paste untuk keterangan tersebut yang biasa dia lakukan di Microsoft Word, Excel dan sejenisnya.
Namun, di ACCURATE, kita tidak bisa secara Langsung melakukan Copy Paste, dikarenakan pada saat kita klik mouse kanan di kotak Memo di bagian Tengah (misalkan di form Pembayaran Lain/Other Payment), yang muncul adalah kata-kata Baru/New-Ctrl+I dan Hapus/Delete-Ctrl+Del.
Tidak ada kata-kata “Copy” dan “Paste” yang biasanya ada saat kita klik mouse kanan di Microsoft Word, Excel dan sejenisnya.
Kemudian, bagaimana TRIK-nya?
TRIK-nya Sederhana sekali, yaitu:
(Saya ambil contoh di Form Pembayaran Lain/Other Payment)
1. Anda sorot/drag keterangan yang ada di kotak Memo bagian Atas, kemudian klik mouse bagian kanan, klik Copy.












2. Arahkan Mouse ke kotak Memo bagian Tengah, kemudian klik mouse kiri, sehingga muncul kedipan kursor dan tekan tombol Ctrl + V. secara bersamaan.

3. Otomatis keterangan di kotak Memo bagian Tengah adalah Sama dengan di kotak Memo bagian Atas, sehingga Anda tidak perlu repot-repot mengetik ulang untuk keterangan yang sama.












Demikian TRIK-nya, silahkan dicoba.
TRIK ini berlaku juga untuk Form Penerimaan Lain/Other Deposit, Bukti Jurnal Umum/Journal Voucher dan Pembiayaan Pesanan/Job Costing (di kotak Notes).

Menghapus kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by” di setiap Laporan ACCURATE

Ada salah satu pengguna Accurate yang bertanya kepada saya via E-mail, “Bagaimana caranya untuk menghapus kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by” di bagian atas dari setiap laporan di Accurate?”
Beliau merasa bahwa kata-kata tersebut membuat tampilan laporan menjadi tidak bagus.
Di Accurate, setiap kali kita melihat laporan apa saja, akan selalu muncul kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by”.
Nah, apakah Rekan-rekan Pengguna Accurate tahu bagaimana Trik-nya untuk menghapus kata-kata tersebut?

TRIK-nya adalah sebagai berikut:
1. Di window “Formasi Laporan/Report Format” dari suatu Laporan/Report, Anda klik “Kepala-Kaki/Header-Footer”.

                                                          
2. Di bagian “Informasi Kepala/Header Information”, buanglah tanda centang (V) di kotak “Difilter berdasar/Filtered by”, kemudian klik OK

                                                                    
Accurate akan menampilkan laporan dengan tidak adanya kata “Difilter berdasar/Filtered by”.

Menampilkan Laporan Penjualan per Barang berdasarkan Kategori Barang

Ada salah seorang customer Accurate yang bertanya kepada saya via telepon, “Bagaimana caranya untuk menampilkan Laporan Penjualan per Barang berdasarkan Kategori Barang tiap-tiap bulan di Accurate?”
Customer ini yang bergerak di bidang retail mempunyai puluhan kategori barang yang diperdagangkan. Beliau ingin mengetahui besarnya penjualan masing-masing kategori barang setiap bulannya di Accurate.

Apakah Anda tahu bagaimana TRIK-nya?
Sebelum Anda bisa melihat laporan tersebut diatas, ada 2 (dua) hal yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu, yaitu :
1. Meng-input jenis-jenis kategori barang di Accurate
2. Memetakan masing-masing barang sesuai dengan kategorinya.

Jika Anda TELAH melakukan kedua hal tersebut diatas, silahkan Anda langsung melihat TRIK di bagian B, untuk menyajikan laporan penjualan per barang berdasarkan kategori barang.
Jika Anda BELUM melakukan kedua hal tersebut diatas, silahkan Anda mempelajari caranya terlebih dahulu di bagian A.

A. Persiapan Awal Meng-input Jenis-jenis Kategori Barang
1. Meng-input jenis-jenis kategori barang di Accurate
a. Klik “Daftar/List”, sorot kata “Persediaan/Inventory”, geser ke kanan, sorot “Kategori Barang/Item Category” dan Double Klik/Enter

                                                                                                                                          
b. Klik “Baru/New” dan isikan nama kategori barang yang Anda jual, kemudian klik OK

       
                                                      
c. Jika Anda mempunyai lebih dari satu kategori barang dagangan, buatlah kategori barang yang baru dengan cara diatas.

2. Memetakan masing-masing barang sesuai dengan kategorinya
a. Klik “Daftar/List”, klik “Barang dan Jasa/Item”, sorot satu saja barang/item sebagai contoh dan Double Klik/Enter
b. Di kotak “Kategori/Category”, klik tanda panah kebawah dan sorotlah kategori yang sesuai dengan barang tersebut

           
                                                        
c. Lakukan hal tersebut diatas sampai semua barang dagangan telah terpetakan dengan kategori masing-masing.

B. Menyajikan Laporan Penjualan Barang berdasarkan Kategori Barang
a. Klik “Laporan/Report”, klik “Laporan Penjualan/Sales”, kemudian klik salah satu laporan sebagai contoh, misal “Ringkasan Penjualan per Barang/Sales by Item Summary”.

     
                                                               
b. Pilihlah periode tanggal laporan yang dikehendaki, kemudian klik “Filters”di sebelahnya.

                                                               
c. Cari kata-kata “Kategori Barang/Item Category”, sorot dan beri tanda centang pada kotak kategori barang mana yang mau Anda tampilkan dalam laporan di bagian tengah. Kemudian klik kata “Kustomisasi/Customize”.

 
                                                                                                                                       
d. Cari kata-kata “Kategori Barang/Item Category” dan beri centang di kotak sebelahnya dan klik kotak "OK".








 
                                                                      


ACCURATE akan menampilkan laporan penjualan barang berdasarkan kategori barang.

Agar Anda tidak berulang kali melakukan hal tersebut diatas setiap Anda ingin melihat laporan penjualan barang berdasarkan kategori barang, Anda dapat menyimpan format laporan tersebut.
Caranya adalah :
a. Di laporan “Ringkasan Penjualan per Barang/Sales by Item Summary”, Anda klik icon “Memorize”.

       
                                                            
b. Isilah kotak “Nama Laporan/Report Name” dengan nama “Laporan Penjualan Barang berdasarkan
Kategori Barang”(misalnya), kemudian klik kotak “Simpan/Save”.

           
                                                         
c. Setiap kali Anda ingin melihat laporan tersebut, Anda tidak perlu repot-repot melakukan bagian B di atas. Cukup Anda klik “Laporan/Report”, kemudian klik “Laporan Tersimpan/Memorized Reports” dan Anda pilih laporan yang baru Anda buat tadi.

d. Anda ganti periode tanggal yang dikehendaki dan klik OK.

Trik Menampilkan Total Kuantitas Barang di Form Surat Jalan / Delivery Order

Ada salah seorang pengguna ACCURATEyang bertanya kepada saya via E-mail, “Bagaimana caranya untuk mencetak total kuantitas barang di form Surat Jalan/Delivery Order di ACCURATE?”
Di ACCURATE, baik di layar maupun cetakan form Surat Jalan/Delivery Order, tidak terdapat keterangan yang menunjukkan total kuantitas barang.
Padahal customer ini yang bergerak di bidang perdagangan aksesoris handphone sangat membutuhkan hal tersebut untuk mengetahui berapa banyak barang yang dikirim ke toko-toko handphone.

Apakah Anda tahu bagaimana TRIK-nya?

TRIK-nya adalah:
Anda harus menampilkan kotak/keterangan total kuantitas barang di form Surat Jalan/Delivery Order di Accurate secara manual di awal saja.

A. Buatlah kotak yang berisi tulisan “Total Kuantitas/Total Quantity” terlebih dahulu, dengan cara :
1. Klik “Persiapan/Setup”, klik “Rancangan Formulir/Form Template”, sorot “Pengiriman Pesanan/Delivery Order” di bagian “Tipe Rancangan/Template Type”, kemudian double klik Delivery Order di bagian tengah atau form yang Anda inginkan untuk diubah.

                                                                                                                                      
2. Di windows Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection, Anda klik kotak “Desain/Designer”.

                                                                                                                                               
3. Kemudian di windows Designer, arahkan cursor ke icon kotak bergambar kertas yang bila didekatkan oleh cursor akan muncul tulisan “insert rectangle object”.

4. Klik icon tersebut dan taruh/”drag”kan di bagian Surat Jalan/Delivery Order yang Anda kehendaki.

5. Akan muncul windows kecil “Text Editor”.dan ketikkan kata-kata “Total Kuantitas/Total Quantity” (sebagai contoh), kemudian klik tanda centang (V).

6. Klik icon kotak bergambar garis segiempat, jika Anda ingin membuat garis pada kotak “Total Kuantitas/Total Quantity” tadi.

7. Kemudian Anda klik “File”, kemudian klik “Save”.

B. Sekarang, Anda membuat kotak yang berisi Total Kuantitas/Total Quantity.
1. Lakukan cara yang sama dengan bagian A nomor 3 dan 4 diatas.

2. Klik kotak di bagian kiri atas yang bila didekatkan oleh cursor akan muncul tulisan “Insert Expression”

3. Kemudian klik kotak “Variable…” di dalam kotak "Expression Builder",

4. klik Folder “Invoice”, cari kata-kata “Total Quantity” di bagian tengah dan sorot, kemudian klik OK.

5. Klik OK lagi dan klik tanda centang (V).
6. Jika Anda ingin menambah garis, buatlah seperti bagian A nomor 6 diatas.
7. Anda klik kotak “Close” di bagian atas, klik kotak “Yes” di windows kecil “Confirm”.
8. Anda klik kotak “OK” di bagian kanan di windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection” dan Anda lihat hasilnya.

Trik Menampilkan User Name di form Faktur Penjualan

Apa kabar, pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kali ini saya kembali menyajikan trik tentang penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Ada salah seorang Customer ACCURATE menanyakan kepada saya via E-mail, “Bagaimana Menampilkan User Name di form Faktur Penjualan di ACCURATE?”.

Beliau ini ingin mengetahui siapa yang mencetak Faktur Penjualan tersebut.

Anda tahu bagaimana Trik-nya?

Inilah Trik-nya
1. Klik “Persiapan/Setup“, “Rancangan Formulir/Form Template“, sorot di Tipe
Rancangan/Template Type = “Faktur Penjualan/Sales Invoice”.
2. Sorot Form Faktur Penjualan/Sales Invoice yang mana yang Anda mau tampilkan User
Name, kemudian double-click.
3. Kemudian klik “Desain/Designer”
4. Klik icon yang bergambar kertas folio (yang jika mouse didekatkan pada icon
tersebut akan muncul tulisan “Insert Rectangle Object”).
5. Kemudian pindahkan ke dalam bagian form yang mau Anda munculkan kode “User Name”
6. Akan muncul windows “Text Editor”, klik icon nomor dua dari kiri, (yang jika mouse
didekatkan pada icon tersebut akan muncul tulisan “Insert Data Field”)
7. Akan muncul windows kecil “Insert data field”, sorot kata-kata “frmMain.qryUsers”
di kolom sebelah kiri.
8. Sorot kata-kata “USERNAME” di kolom sebelah kanan, kemudian klik tombol OK.
9. Kemudian klik tanda centang (V) di windows Text Editor.
10.Klik kotak “Close” di bagian atas dan klik kotak “Yes” di windows “Confirm”
11.Klik kotak “OK” di sebelah kanan.

Anda sudah bisa menampilkan User Name di form Faktur Penjualan dan User Name tersebut akan berisi User yang mencetak form tersebut.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Mencatat Barang Berbeda di DO dan di SI (kuantitas barang adalah sama)

Mungkin hal tersebut kedengaran aneh bagi sebagian pengguna ACCURATE.
Apakah benar ada perusahaan yang mencatat barang di Surat Jalan/Delivery Order berbeda dengan di Faktur Penjualan/Sales Invoice untuk customer yang sama?
Tapi dalam dunia bisnis, hal ini biasa dilakukan karena adanya faktor-faktor tertentu.
Karena adanya permintaan dari pelanggan tertentu, maka customer saya (PT. Abadi) ini mencatat barang yang berbeda di Surat Jalan dan di Faktur Penjualan.
Sebagai contoh:
1. Di surat jalan, barang yang terkirim adalah :
Barang A sebanyak 10 unit @ Rp. 10.000,-
Barang B sebanyak 20 unit @ Rp. 20.000,-
Total harga barang adalah Rp. 500.000,-
2. Di faktur penjualan, pelanggan dari PT. Abadi meminta agar dirubah menjadi:
Barang A sebanyak 10 unit @ Rp. 10.000,-
Barang C sebanyak 20 unit @ Rp. 20.000,-
Total harga barang adalah tetap, yaitu Rp. 500.000,-
PT. Abadi hanya mencatat barang yang berkurang dari gudang mereka adalah barang A dan barang B.
Jadi barang C hanya formalitas saja di Faktur Penjualan.

Apakah Anda tahu bagaimana Trik-nya untuk hal tersebut diatas?
Trik-nya adalah sebagai berikut:
1. Di Surat Jalan/Delivery Order, tetap masukkan barang A sebanyak 10 unit dan
barang B sebanyak 20 unit.
2. Di Faktur Penjualan/Sales Invoice, tariklah nomor Surat Jalan/Delivery Order yang
bersangkutan.
3. Di baris Barang B, edit secara manual kata-kata “Barang B” menjadi “Barang C” di
kolom “Item Description”.
4. Untuk kuantitas barang dan harganya, TETAP yang mana kuantitasnya untuk Barang B
adalah 20 unit dengan harga per unit adalah Rp. 20.000,-
Sehingga barang yang berkurang dari stok tetap Barang B dan bukan Barang C.

Itu saja Trik dari saya mengenai perbedaan barang di Surat Jalan dengan di Sales Invoice.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Menampilkan Tanggal Jatuh Tempo di kotak “Terms” dalam Faktur Penjualan/Sales Invoice

Apa kabar, Pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kembali lagi saya menyajikan tips dan trik dalam penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Kali ini ada seorang pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya via YM,
“Bagaimana cara untuk menampilkan Tanggal Jatuh Tempo di kotak “Terms” dalam Faktur Penjualan/Sales Invoice? Karena Customer saya agak susah untuk menentukan tanggal jatuh tempo jika di kotak Terms berisi “net 15 atau net 30 ataupun juga 2/10 n/30”.

Bagaimana Trik-nya?
Oke, inilah caranya.

1. Klik “Persiapan/Setup“, “Rancangan Formulir/Form Template“, kemudian Sorot Tipe
Rancangan “Faktur Penjualan/Sales Invoice“, Sorot Form yang mau di-edit dan Double
Click.
2. Muncul Windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection“.
Klik kotak “Desain/Designer“ di sebelah kanan.
3. Muncul Windows “Designer”, cari kotak yang berjudul “Terms” dan double click
bagian Isinya.
4. Akan muncul windows kecil “Text Editor“ dan ada kata [Terms]. Hapus kata tersebut,
kemudian klik icon paling kiri atas yang jika cursor didekatkan akan muncul
tulisan “Insert Expression” dan klik.
5. Akan muncul windows kecil “Expression Builder”. Klik kotak “Variable”.
6. Akan muncul lagi windows “Variables”. Sorot tulisan “System variables” dan sorot
lagi tulisan “Invoice” dan cari di bagian tengah, kata-kata “Due Date”.
Jika ketemu, Sorot dan klik “OK”.
7. Klik “OK” lagi di windows “Expression Builder” dan di windows “Text Editor” klik
tanda centang (V).
8. Otomatis isi di kotak “Terms” berubah menjadi [Due Date].
9. Arahkan kursor ke kotak “Terms” dan klik kanan.
Pilih “Variable Format”, kemudian di windows kecil “Variable Format”, sorot kata
“Date”. Sorot model tanggal yang Anda inginkan, setelah itu klik “OK”.
10.Klik “Close” akan muncul windows “Confirm”, klik “Yes”.
11.Di Kolom Rancangan Pilihan Form, klik kotak “OK” di sebelah kanan.

Saat Anda membuat Faktur Penjualan/Sales Invoice, di kotak “Terms”, tetap pilih “net 30 atau net 15 atau 2/10 n/30 atau lainnya.”
Saat Anda mencetak Faktur Penjualan/Sales Invoice, isi dari kotak “Terms” akan menjadi tanggal jatuh tempo dan bukan lagi berisi “net 30 atau net 15 atau 2/10 n/30 atau lainnya.”

ACCURATE versi 3.4.0.1734

Trik Mencatat dan Melihat Laporan Service per Nomor Polisi Setiap Kendaraan

Apa kabar, pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kali ini saya kembali menyajikan trik tentang penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Ada salah seorang Customer ACCURATE menanyakan kepada saya via telepon, “Bagaimana Trik di ACCURATE supaya saya bisa mengetahui service atau jasa apa saja yang telah diberikan untuk setiap nomor polisi kendaraan?”.

Customer ini yang bernama Bpk. Michael adalah pemilik dealer mobil yang baru saja menggunakan ACCURATE.
Usaha beliau selain menjual mobil juga menyediakan jasa service.
Dan Dia ingin mengetahui nomor polisi mobil sekian, telah diberikan jasa atau service apa saja.

Problemnya adalah :
1. Bpk. Michael tidak mau membuat nomor polisi di Kolom Reserved baik di Sales Order maupun di Sales Invoice. Alasannya adalah untuk meminimalisir kesalahan user dalam memasukkan nomor polisi kendaraan
2. Bpk. Michael juga tidak mau membuat nomor polisi kendaraan sebagai Customer. Alasannya adalah agar jumlah customer tidak bertambah banyak sekali.

Kalau begitu, bagaimana Trik-nya supaya Bpk. Michael bisa mengetahui service atau jasa yang telah diberikan untuk setiap nomor polisi kendaraan?
Anda tahu bagaimana Trik-nya?

Trik-nya adalah kita memanfaatkan kotak “Ship Via” baik di Sales Order maupun di Sales Invoice untuk mencatat no polisi kendaraan.
Oke, inilah caranya:

Tahap 1 : Buat rancangan form baru untuk Service di Sales Order dan di Sales Invoice
a. Klik “Persiapan/Setup“, “Rancangan Formulir/Form Template“, “Baru/New“, isikan
Nama Rancangan/Template Name dengan SO-Service (contohnya), dan pilih Tipe
Rancangan/Template Type = Pesanan Penjualan/Sales Order dan klik OK
b. Klik tab “Kepala Tambahan/Additional Header“, kemudian di kotak “Pengirim/Ship
Via“, isikan kata-kata “No. Polisi Kendaraan”, kemudian klik OK dan tutuplah
windows “Rancangan Formulir/Form Templates“
c. Lakukan hal tersebut diatas untuk Sales Invoice

Tahap 2 : Memasukkan Transaksi Service di Sales Order dan di Sales Invoice
a. Jika ada transaksi service, buatlah Sales Order dan masukkan nomor polisi
kendaraan (misalnya, B 0000 AA) di kotak No. Polisi Kendaraan.
Jika nomor polisi kendaraan itu baru, klik “Pengirim Baru/New Shipment“
b. Saat membuat Sales Invoice, pilih Sales Order yang bersangkutan.
Otomatis di kotak No Polisi Kendaraan di Sales Invoice, akan muncul “B 0000 AAA”

Tahap 3 : Melihat laporan service per nomor polisi kendaraan
Misalkan saja, kita ingin mengetahui service atau jasa apa saja yang telah diberikan untuk kendaraan yang bernomor polisi “B 0000 AAA”.
a. Klik “Laporan/Reports”, “Penjualan/Sales”, klik “Rincian Faktur Penjualan/Sales
Invoices List Detail”
b. Isikan periode tanggal yang dikehendaki
c. Klik “Kustomisasi/Customize”, cari kata “Pengiriman/Shipment”, kemudian sorot.
d. Akan muncul icon bergambar “Menulis Kertas” yang jika mouse didekatkan pada icon
tersebut akan muncul kata-kata “Ubah Judul Kolom/Edit Column Title”, kemudian
klik.
e. Otomatis di kata “Pengiriman/Shipment“ tadi, akan muncul tanda “kursor” dan
silahkan Anda merubah kata tersebut menjadi No. Polisi Kendaraan, kemudian klik
Enter.
f. Kemudian klik “Filters & Parameters”, klik “Filters”, otomatis kata-kata “No.
Polisi Kendaraan” akan dihighlight warna biru.
g. Anda tinggal memberi centang di kotak bagian tengah, no polisi kendaraan = B 0000
AAA, kemudian klik OK.
h. Program akan menampilkan laporan service apa saja yang telah diberikan untuk no
polisi kendaraan = B 0000 AAA.

Agar Anda lebih cepat menampilkan laporan tersebut diatas (tanpa mengutak-atik judul kolom “Pengiriman” menjadi “No. Polisi Kendaraan”) silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini :
a. Saat tampil laporan di Tahap no. 3, klik icon “Memorize” di panel sebelah atas.
b. Isikan nama laporan : “Laporan Service No. Polisi Kendaraan” (misalkan), kemudian
klik “Simpan/Save”.
c. Setiap kali Anda ingin melihat laporan tersebut, Anda tinggal klik “Laporan
Tersimpan/Memorized Reports“, kemudian klik “Laporan Service No. Polisi
Kendaraan”.
d. Pilih tanggal yang dikehendaki dan untuk menampilkan no polisi kendaraan tertentu,
klik “Filters”, sorot “No. Polisi Kendaraan” dan beri centang pada no. polisi
kendaraan yang dikehendaki, kemudian klik OK.

ACCURATE Accounting Softwareversi 3.4.0.1734

Trik Menampilkan Pengingat/Reminder untuk Jatuh Tempo Pembayaran Kir Mobil

Apa kabar, pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kembali saya menyajikan trik tentang penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Ada salah seorang Customer ACCURATEmenanyakan kepada saya via YM, “Bagaimana Trik di ACCURATEsupaya bisa menampilkan Pengingat/Reminder untuk Jatuh Tempo Pembayaran Kir Mobil?”.

Customer ini yang bernama Bpk. Ahmad bekerja di sebuah perusahaan jasa pengiriman barang yang mana kantornya mempunyai armada lebih dari 50 mobil boks dan truk..
Saat ini Bpk. Ahmad mengalami kerepotan dalam mengetahui secara CEPAT jatuh tempo pembayaran kir mobil tiap tahun dari mobil-mobil tersebut.

Sehingga Beliau ingin supaya tidak terlambat dalam membayar kir setiap mobil, mengharapkan ACCURATE bisa menampilkan tanggal jatuh tempo di Pengingat/Reminder.

Ada 2 (dua) Trik dalam menampilkan Jatuh Tempo Kir Mobil di Pengingat/Reminder di ACCURATE.
Bagaimana Trik-nya?
Oke, inilah caranya,
Trik 1 :
1. Sebelumnya, pastikan semua nomor polisi kendaraan tersebut sudah ada di daftar
“Jasa Pengiriman/Shipments“ di ACCURATE.
2. Buatlah data Samsat di Pemasok/Vendor.
3. Buatlah akun biaya dengan nama “Biaya Kir Mobil” dengan tipe akun adalah
“Biaya/Expense”
4. Buatlah item baru dengan nama “Tagihan Kir Mobil” dengan tipenya adalah “Non
Persediaan/Non Inventory Part”
Kemudian di dalam “Akun Beban/Expense Account“, pilihlah akun “Biaya Kir Mobil”
5. Karena ACCURATE memberi kita kemudahan dalam meng-input transaksi di masa depan,
maka buatlah Faktur Pembelian/ untuk setiap pencatatan Kir Mobil, dengan cara:
a. Pilih Samsat di kotak Vendor
b. Masukkan tgl terakhir pembayaran KIR di kotak Due Date
c. Di kotak “Ship Via”, pilihlah nomor polisi kendaraan yang bersangkutan
d. Kemudian pilihlah item “Tagihan Kir Mobil” di kotak Item dan masukkan biayanya.
6. Disarankan juga, agar Anda men-set jumlah hari untuk memunculkan
Pengingat/Reminder jatuh tempo pembayaran kir mobil, dengan cara:
a. klik “Persiapan/Setup“, klik “Preferensi/Preferences“, Sorot
“Pengingat/Reminder“
b. Masukkan angka 7 (tujuh) di bagian kotak “Hutang Jatuh Tempo”, kemudian klik
“OK”.
Pada saat memasuki 7 (tujuh) hari sebelum tanggal jatuh tempo kir mobil, ACCURATEakan menampilkan Pengingat untuk mobil tersebut.

Trik 2 :
Sama dengan Trik 1, hanya saja ada sedikit perbedaan.
1. Buatlah data setiap nomor polisi kendaraan di Pemasok/Vendor
2. Sama dengan no. 3 dan 4 dalam Trik 1
3. Saat membuat Faktur Pembelian/ ,:
a. Pilih nomor polisi kendaraan di kotak Vendor
b. Masukkan tgl terakhir pembayaran KIR di kotak Due Date
c.Kemudian pilihlah item “Tagihan Kir Mobil” di kotak Item dan masukkan biayanya.
4. Sama dengan nomor 6 dalam Trik 1.

Tergantung Anda, lebih prefer ke Trik yang mana.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Mencatat dan Melihat Laporan Transaksi Penjualan Harian/Mingguan untuk masing-masing Outlet/Toko/Cabang/sejenisnya (Bagian – 2)

Bagian II. Melihat Laporan Transaksi Penjualan Harian/Mingguan masing-masing Outlet/Toko/Cabang.

1. Klik “Laporan/Reports“, klik “Laporan Penjualan/Sales”, kemudian Anda bisa
meng-klik salah satu dari laporan tersebut di bawah ini,
- Rincian Faktur Penjualan/Sales Invoice List Detail
- Rincian Faktur Penjualan per Pelanggan/Sales Invoice By Customer Detail
- Rincian Penjualan per Barang/Sales By Item Detail

2. Akan muncul windows “Formasi Laporan/Report Format“. Kemudian Anda klik bagian
“Filters“ dan carilah kata “Dep/Dept.” atau “Nama Dept./Dept.Name” dan sorot.
Bila Anda ingin menampilkan semua nama Outlet/Toko/Cabang dalam satu laporan, klik
kotak di sebelah kata “Semua/All” di bagian tengah.
Bila Anda ingin menampilkan salah satu atau beberapa Outlet/Toko/Cabang, klik-lah
Outlet/Toko/Cabang yang Anda inginkan di bagian tengah.
Setelah itu Anda klik kotak “OK”.

3. Anda bisa juga menghilangkan kolom yang tidak Anda inginkan di bagian
“Kustomisasi/Customize” dalam windows “Formasi Laporan/Report Format”, dengan cara
membuang tanda centang di kotak nama yang ingin Anda hapus.

ACCURATE Accounting Software Version 3.4.0.1734

Mencatat dan Melihat Laporan Transaksi Penjualan Harian/Mingguan untuk masing-masing Outlet/Toko/Cabang/sejenisnya (Bagian – 1)

Jika Anda adalah pemilik perusahaan retail/dagang, tentunya Anda ingin mengetahui berapa banyak transaksi penjualan yang terjadi tiap hari atau tiap minggu di masing-masing outlet/toko/cabang dari usaha Anda.
Begitu juga bila Anda adalah manajer atau staf akuntansi yang bekerja di perusahaan retail/dagang, tentunya Anda ingin dapat memasukkan transaksi penjualan harian atau mingguan dari masing-masing outlet/toko/cabang tersebut ke dalam Program ACCURATE.
ACCURATE Accounting Software menyediakan fasilitas tersebut hanya di versi Deluxe dan Enterprise dengan menggunakan fasilitas Departemen

Caranya adalah sebagai berikut :
Bagian I. Memasukkan Transaksi Penjualan masing-masing Outlet/Toko/Cabang

1. Pertama kali kita memasukkan terlebih dahulu nama-nama outlet/toko/cabang dengan
menggunakan fitur Departemen, dengan cara klik “Daftar/List“, klik
“Departemen/Department “, klik “Baru/New“ dan masukkan namanya.
2. Setelah itu, kita mengganti kata “Departemen/Department“ menjadi kata
“Outlet/Toko/Cabang” di form “Pesanan Penjualan/Sales Order” atau “Surat
Jalan/Delivery Order” atau di “ Faktur Penjualan/Sales Invoice”
Caranya adalah :
a. klik “Persiapan/Setup “, klik “Rancangan Formulir/Form Template“, kemudian klik
di Kolom Tipe Rancangan : “Faktur Penjualan/Sales Invoice“ (saya ambil contoh
form tersebut. Anda bisa juga mengedit di form “Surat Jalan/Delivery Order” dan
“Pesanan Penjualan/Sales Order”)
b. Setelah Anda sorot form di bagian “Nama/Name“, double klik, kemudian Anda klik
bagian “Detil/Detail“.
Di Windows “Detil/Detail“, carilah baris yang berisi kata
“Departemen/Department“.
Gantilah kata “Departemen/Department“ di kotak putih dengan kata
“Outlet/Toko/Cabang.”
Anda klik kotak kosong di kolom “Cetak/ “ di baris “Departement/ “
c. Kemudian itu Anda klik kotak “Desain/Design“ di sebelah kanan.
Akan muncul Windows “Designer–Sales Invoice”. Aturlah tampilan halaman jika
kolom “Outlet/Toko/Cabang” terpotong.

Cara mengaturnya adalah : klik “File” di bagian kiri atas, kemudian klik “Page
Options”.
Anda bisa memilih di kotak “Size” ukuran kertas yang Anda mau.
Jika Anda memilih “Custom” di kotak tersebut, Anda harus memasukkan angka di
kotak “Width” dan “Height”.
Setelah itu Anda klik OK.

Anda bisa juga mengatur kata “Outlet/Cabang/Toko” tersebut baik ukuran hurufnya,
ketebalannya, kemiringannya atau yang lainnya.
Setelah selesai, klik kotak “Close” di bagian atas.
Akan muncul kotak “Confirmation” dan Anda klik “Yes”.
Setelah itu Anda keluar dari Kolom Pilihan Rancangan Form dan Anda siap
memasukkan transaksi penjualan masing-masing outlet/toko/cabang.
3. Misalkan Anda membuat Faktur Penjualan/Sales Invoice, setelah Anda memasukkan
nama Pelanggan/Customer dan data-data yang diperlukan lainnya, Anda lihat di
bagian tengahnya, ada kolom “Outlet/Toko/Cabang.”
Anda klik di kotak tersebut dan pilihlah Outlet/Toko/Cabang yang mana yang
mempunyai transaksi penjualan tersebut.
Kemudian Anda bisa mencetak atau menyimpan transaksi tersebut.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Menampilkan Penanda Waktu / Jam di Form Faktur Penjualan/Sales Invoice

Apa kabar, Pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kembali lagi saya menyajikan tips dan trik dalam penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Kali ini ada seorang pengguna ACCURATEyang menanyakan kepada saya via telp, “Bagaimana cara untuk menampilkan Penanda Waktu atau Jam di Form Faktur Penjualan/Sales Invoice?”
Alasan beliau adalah agar dapat diketahui pada jam berapa, faktur tersebut dibuat.

Bagaimana Trik-nya?
Oke, inilah caranya.

1. Klik “Persiapan/Setup“, “Rancangan Formulir/Form Template“, kemudian Sorot Tipe
Rancangan “Faktur Penjualan/Sales Invoice“, Sorot Form yang mau di-edit dan Double
Click.
2. Muncul Windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection“.
Klik kotak “Desain/Designer“ di sebelah kanan.
3. Muncul Windows “Designer”, cari icon yang bergambar kertas dan jika cursor
didekatkan pada icon tersebut akan muncul tulisan “Insert Rectangle Object” dan
click.
4. Lambang cursor yang tadinya berbentuk panah akan berubah menjadi lambing tambah
(+). Letakkan tanda itu di bagian form yang Anda inginkan muncul jam dan klik.
5. Akan muncul windows kecil “Text Editor/ “. Klik icon paling kiri atas yang jika
cursor didekatkan akan muncul tulisan “Insert Expression” dan klik.
6. Akan muncul windows kecil “Expression Builder”. Klik kotak “Variable”.
7. Akan muncul lagi windows “Variables”. Sorot tulisan “System variables” dan sorot
lagi tulisan “Time” dan klik “OK”.
8. Klik “OK” lagi di windows “Expression Builder” dan di windows “Text Editor” klik
tanda centang (V).
9. Otomatis di desain form, akan muncul kotak [TIME]. Klik “Close” akan muncul
windows “Confirm”, klik “Yes”.
10.Di Kolom Rancangan Pilihan Form, klik kotak “OK” di sebelah kanan.
Saat Anda mencetak Faktur Penjualan/Sales Invoice, akan muncul Penanda Waktu/Jam,
sesuai dengan jam di komputer Anda.

Anda bisa menggunakan cara ini untuk form-form lainnya.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Mencatat Material Sisa dari Proyek

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saat Penulis memberikan Training ACCURATEdi kantor mereka.
Pertanyaannya adalah, “Bagaimana cara di ACCURATEuntuk mencatat material sisa dari masing-masing Proyek?”
Customer ini yang bergerak di bidang kontraktor telekomunikasi ingin mencatat material sisa dari proyek lama yang akan digunakan untuk proyek yang baru.
Sebagai contoh transaksi :
PT. Usaha Maju Bersama mencatat pengalokasian material untuk proyek lama yaitu 1000 meter kabel telepon. Ternyata setelah proyek lama selesai dikerjakan, masih ada sisa 150 meter kabel telepon.
PT tersebut ingin mencatat kembali 150 meter kabel telepon ke stok mereka.

Apakah Anda tahu bagaimana Trik-nya untuk hal tersebut diatas?
Trik-nya adalah sebagai berikut:
(Trik ini hanya berlaku untuk pengguna ACCURATEvarian Deluxe dan Enterprise)
1. Klik “Aktifitas/Activities”, klik “Barang dan Jasa/Inventory”, geserkan cursor ke
arah kanan, klik “Penyesuaian Persediaan/Inventory Adjustment”.
2. Di baris “Adj. Account”, Penulis menyarankan untuk memilih akun “HPP Proyek”.
Mengapa? Karena pada saat pengiriman 1000 meter kabel telepon, HPP Proyek adalah
sebesar nilai barang tersebut.
Jika ada sisa 150 meter kabel telepon, berarti nilai HPP Proyek harus dikoreksi
kembali sebesar nilai dari 150 meter kabel telepon itu.
3. Untuk mencatat barang LEBIH, beri centang di kotak “Value Adjustment”.
4. Di kotak “Item”, pilihlah Item “Kabel Telepon”.
5. Di kotak “New Qty”, masukkan nilai = 150.
6. Di kotak “New Value”, masukkan nilai rupiah dari 150 meter kabel telepon itu.
Penulis menyarankan untuk nilai rupiahnya adalah harga beli kabel telepon per
meter yang terakhir.
7. Kemudian klik “Simpan & Tutup/Save & Close”.
8. Otomatis, 150 meter kabel telepon akan muncul lagi di daftar barang di ACCURATE.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Menampilkan Laporan Penjualan Salesman dari Penjualan Tertinggi sampai Terkecil dan Sebaliknya

Untuk melihat kinerja masing-masing sales/wiraniaga, Anda sebagai Pemilik Usaha atau Manajer Penjualan perlu mengetahui laporan penjualan masing-masing sales/wiraniaga, dari yang tertinggi sampai terkecil, begitu juga sebaliknya.
ACCURATE Accounting Software menyediakan laporan tersebut, tanpa Anda harus merubahnya lagi di Excel
Caranya adalah :
1. klik "Laporan/Reports", kemudian klik "Laporan Penjualan/Sales Reports",
setelah itu klik "Ringkasan Penjualan per Penjual/Sales by Salesman Summary"
2. kemudian, setelah Anda pilih range period, klik "Kustomisasi/Customize", kemudian
klik "Ubah Group/Edit Grouping"
3. di bagian yang disorot berwarna biru dibawah kata-kata "Grup Per/Group By", Anda
klik tanda panah kebawah, pilih "Nilai Faktur/Invoice Amount"
4. Setelah itu klik bulatan di sebelah kata "A-Z/Ascending" atau bulatan di sebelah
kata "Z-A/Descending" di sebelah kanan.
5. Kemudian Anda klik OK.
6. ACCURATE akan menampilkan laporan penjualan
per Sales/Wiraniaga dengan urut angka penjualan dari yang tertinggi sampai
terendah begitu juga sebaliknya.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Mencatat Nilai PPh 21 Terutang di Transaksi Pembayaran Gaji

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saat Penulis memberikan Training ACCURATEdi kantor mereka.
Pertanyaannya adalah, “Bagaimana cara untuk mencatat nilai PPh 21 terutang di transaksi pembayaran gaji di Other Payment di ACCURATE?”

Sebagai contoh transaksi :
Customer ini (PT. Maju) membayar gaji untuk semua karyawannya secara total Rp. 45 juta di Februari 2009.
Angka tersebut dipotong oleh perusahaan sebagai PPh 21 terutang sebesar Rp. 6,5 juta.
Sehingga Perusahaan tersebut mengeluarkan gaji dari bank mereka sebesar Rp. 38,5 juta.

Apakah Anda tahu bagaimana Trik untuk mencatat transaksi tersebut di Other Payment di ACCURATE?
Trik-nya adalah sebagai berikut:

1. Sebelumnya, pastikan terlebih dahulu bahwa Anda sudah membuat akun “Biaya Gaji”
di tipe akun = “Beban/Expense” dan akun “Hutang PPh 21” di tipe akun = “Hutang
Lancar Lainnya/Other Current Payable”.
2. Klik “Aktifitas/Activities”, klik “Kas & Bank/Cash & Bank“, geser ke kanan, klik
“Pembayaran Lain/Other Payment”.
3. Setelah Anda mengisi nama kas/bank, no. voucher, tanggal transaksi dan lain
sebagainya, di kotak “Account No.”, pilihlah akun “Biaya Gaji”.
4. Masukkan nilainya yaitu 45.000.000.
5. Kemudian di baris kedua, pilihlah akun “Hutang PPh 21” di kotak “Account No.”.
6. Masukkan nilainya “-6.500.000”.
7. Klik kotak “Hitung/Recalc” dan klik “Simpan & Tutup/Save & Close”.
8. ACCURATE otomatis akan membuat jurnal sebagai berikut :
Debet : Biaya Gaji 45.000.000
Kredit : Bank 38.500.000
Kredit : Hutang PPh 21 6.500.000

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Menampilkan 4 (empat) Digit Desimal Nilai Kuantitas Barang

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saat Penulis memberikan Training ACCURATEdi kantor mereka.
Pertanyaannya adalah, “Bagaimana cara untuk menampilkan 4 (empat) digit di belakang desimal nilai kuantitas barang di laporan daftar barang di ACCURATE?”
Customer ini yang bergerak di bidang retail garment membutuhkan hal tersebut untuk mengetahui secara pasti nilai kuantitas barang lengkap dengan nilai desimalnya..
Apakah Anda tahu bagaimana Trik-nya?
Trik-nya adalah sebagai berikut:
1. Klik “Laporan/Reports”, “Persediaan/Inventory”, “Ringkasan Daftar Barang/Item
List Summary”.
2. Setelah Anda pilih range tanggal yang dikehendaki, klik “Angka/Numbers”.
3. Isilah angka “4” di kotak “Penempatan Desimal/Decimal Places”, kemudian klik OK.
4. Di laporan, baik nilai kuantitas barang maupun nilai harga, semuanya menjadi 4
desimal.
5. Anda tidak perlu melakukan “Memorized” untuk laporan ini, karena apapun laporan
yang Anda klik di ACCURATEakan menampilkan 4 desimal.
6. Jika suatu saat Anda tidak memerlukan lagi laporan dengan 4 desimal, rubahlah
angka di kotak “Penempatan Desimal/Decimal Places“ di salah satu laporan.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Mencatat Pembayaran Uang ke Supplier yang telah Dipotong

Walaupun sudah sering dibahas di milist ACCURATEmaupun di media lain, namun masih banyak customer ACCURATEyang kesulitan mencatat transaksi tersebut diatas.
Sebagai contoh transaksi:
PT. Abadi hanya membayar ke supplier sebesar Rp. 10.000.000,- dari total tagihan senilai Rp. 13.000.000.-
Selisihnya dikarenakan PT. Abadi memotong untuk:
1. PPh Jasa Rp. 2.950.000.-
2. Biaya Transfer Bank Rp. 40.000,-
3. Pembulatan Rp. 10.000,-
Sehingga total potongan adalah Rp. 3.000.000,-

Apakah Anda tahu bagaimana TRIK-nya untuk hal tersebut diatas?
TRIK-nya adalah sebagai berikut:
1. Sebelumnya buatlah akun untuk PPh jasa yang dipotong dan biaya transfer bank.
Biasanya akun untuk PPh jasa tersebut adalah “Tax Payable PPh …” di tipe akun
“Hutang Lancar Lainnya/Other Current Payable” dan akun untuk biaya transfer bank
adalah “Adm. Bank” di tipe akun “Beban/Expense”.
2. Klik “Aktifitas/Activity”, klik “Pembelian/Purchase”, geser ke kanan, klik
“Pembayaran Pemasok/Vendor Payment”.
3. Setelah Anda memilih customer dan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan, klik
kolom “Pay” di bagian invoice yang akan dibayar.
4. Arahkan kursor ke kolom “Payment Amount” dan klik kanan, pilih “Diskon/Info Write-
Off/Discount/Write Off Info”.
5. Di Windows “Informasi Diskon/Discount Information”, masukkan nilai PPh Jasa yaitu
2.950.000 di baris “Jumlah Diskon/Discount Amount”. Pilihlah akun “Tax Payable
PPh…” di baris “Akun Diskon/Discount Account”, kemudian klik kotak yang bertanda
“+”.
6. Masukkan lagi nilai Biaya Transfer Bank yaitu 40.000 di baris “Jumlah
Diskon/Discount Amount”. Pilihlah akun “Adm. Bank” di baris “Akun Diskon/Discount
Account”, kemudian klik lagi kotak yang bertanda “+”.
7. Masukkan nilai Pembulatan yaitu 10.000 di baris “Jumlah Diskon/Discount Amount”.
Pilihlah akun “Other Exp” di baris “Akun Diskon/Discount Account”. Kemudian klik
kotak “OK”.
8. Kemudian klik kotak “Simpan & Tutup/Save & Close”.
9. ACCURATE akan membuat jurnal sebagai berikut:
Debet : Account Payable 13.000.000
Credit : Cash/Bank 10.000.000
Credit : Tax Payable 2.950.000
Credit : Adm. Bank 40.000
Credit : Other Exp. 10.000

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Men-setting harga jual barang dalam satuan yang sesuai

Kali ini ada seorang Bapak pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya via e-mail, “Apakah ACCURATE bisa meng-setting harga jual barang dalam satuan yang sesuai di faktur penjualan secara Otomatis?”
Sebagai contoh: Bapak Anto (nama samaran) yang bekerja di PT. ABC (juga nama samaran) menjual barang AAA dengan harga Rp. 10.000,- / pcs.
Jika penjualan dalam lusin (12 pcs) maka harganya menjadi Rp. 9.000,-/pcs
Jika penjualan dalam box (anggap saja 1 box = 20 pcs) maka harganya menjadi Rp. 8.000,-/pcs.
Logikanya jika customer membeli dalam jumlah banyak, tentu harganya lebih murah dibanding dengan pembelian dalam jumlah satuan.
Bapak Anto tidak mau menggunakan diskon baik diskon per barang maupun diskon faktur.
Alasannya adalah agar mengurangi kesalahan input oleh user yang membuat faktur penjualan.
Sehingga Bapak Anto ingin pada saat pembuatan faktur penjualan, harga per barang sudah otomatis disesuikan dengan satuan yang dibeli oleh customer.

Saya menjawab,”ACCURATE bisa memenuhi kebutuhan Bapak. Namun, ada hal-hal yang Bapak harus lakukan terlebih dahulu. Saya akan menunjukkan kepada Bapak bagaimana Trik untuk hal itu.”

Trik-nya adalah sebagai berikut :
(Saya mengambil contoh illustrasi diatas dengan barang AAA)
“Pada saat membuat faktur penjualan dengan barang AAA, di kolom Unit Price, klik kanan dan pilih harga sesuai dengan satuan unit yang dibeli oleh customer.”
Namun, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum menjalankan Trik di atas, yaitu:
a. Menjual pada customer yang sebelumnya sudah membeli barang AAA.
b. Sudah ada transaksi minimal 1 kali untuk setiap penjualan barang AAA dalam pcs, lusin maupun box.

Apakah Anda bingung?
Oke, saya akan membuat contoh transaksi untuk memperjelas Trik saya ini.

1. Buatlah barang AAA dengan memasukkan 3 (tiga) satuan unit yang berbeda.
Pcs, Lusin = 12 pcs, Box = 20 pcs
Kemudian, masukkanlah harga jual pcs sebesar 10.000 di kolom "Default Unit Price"

2. Anggap saja PT. ABC membeli barang AAA.
Buatlah faktur penjualan untuk PT. ABC tersebut.
Point Penting :
Jika PT. ABC membeli dalam satuan pcs, maka harga satuan/unit price otomatis akan muncul 10.000
Jika PT. ABC membeli dalam satuan lusin, gantilah angka 10.000 di kolom harga satuan/unit price dengan 9.000
Jika PT. ABC membeli dalam satuan box, ganti dengan angka 8.000

3. Anggap saja PT. ABC sudah membeli barang AAA dengan 3 (tiga) satuan unit yang berbeda.
Saat pembelian ke-4, misalkan PT. ABC membeli 2 lusin barang AAA, di kolom harga satuan/unit price, klik kanan dan pilih transaksi dengan angka 108.000
(Mengapa 108.000 ? Karena 1 lusin (12 pcs) x 9.000 = 108.000)
Sehingga di kolom Amount, angkanya menjadi 216.000
(2 lusin (24 pcs) x 9.000 = 216.000)
Begitu juga bila ada pembelian selanjutnya dari PT. ABC, baik pembelian dalam lusin maupun box, berapapun jumlahnya, pilih
- pembelian dalam satuan lusin, pilih 108.000
- pembelian dalam satuan box, pilih 160.000

Bagaimana bila suatu saat nanti, harga jual berbeda ?
Oke, inilah trik-nya.
Jika harga jual nantinya berbeda dari yang diatas, maka jangan klik kanan di kolom harga satuan/unit price.
Masukkan harga baru (misal Rp 12.000/pcs; Rp. 11.000/lusin dan Rp. 10.000/box) itu di harga satuan/unit price di faktur penjualan atau di bagian di master barang.
Setelah itu jika ada penjualan dengan harga baru tersebut untuk customer yang sama, baru klik kanan dan pilih :
Jika pembelian dalam lusin, pilih angka 132.000 (Rp. 11.000 x 12 pcs)
Jika pembelian dalam box, pilih angka 200.000 (Rp. 10.000 x 20 pcs)

Accurate Accounting Software versi 3.4.0.1734

Trik Mencatat Penerimaan Uang dari Customer yang telah Dipotong

Walaupun sudah sering dibahas di milist ACCURATEmaupun di media lain, namun masih banyak customer ACCURATEyang kesulitan mencatat transaksi tersebut diatas.
Sebagai contoh transaksi:
PT. Abadi hanya menerima uang dari customer sebesar Rp. 20.000.000,- dari total faktur senilai Rp. 25.000.000.-
Selisihnya dikarenakan customer tersebut memotong untuk:
1. PPh Jasa Rp. 4.950.000.-
2. Biaya Transfer Bank Rp. 40.000,-
3. Pembulatan Rp. 10.000,-
Sehingga total potongan adalah Rp. 5.000.000,-

Apakah Anda tahu TRIK untuk hal tersebut diatas?
TRIK-nya adalah sebagai berikut:
1. Sebelumnya buatlah akun untuk PPh jasa yang dipotong dan biaya transfer bank.
Biasanya akun untuk PPh jasa tersebut adalah “Prepaid Tax PPh …” di tipe akun
“Aktiva Lancar Lainnya/Other Current Asset” dan akun untuk biaya transfer bank
adalah “Adm. Bank” di tipe akun “Beban/Expense”.
2. Klik “Aktifitas/Activity”, klik “Penjualan/Sales”, geser ke kanan, klik
“Penerimaan Pelanggan/Customer Receipt”.
3. Setelah Anda memilih customer dan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan, klik
kolom “Pay” di bagian invoice yang akan dibayar.
4. Arahkan kursor ke kolom “Payment Amount” dan klik kanan, pilih “Diskon/Info Write-
Off/Discount/Write Off Info”.
5. Di Windows “Informasi Diskon/Discount Information”, masukkan nilai PPh Jasa yaitu
4.950.000 di baris “Jumlah Diskon/Discount Amount”. Pilihlah akun “Prepaid Tax
PPh…” di baris “Akun Diskon/Discount Account”, kemudian klik kotak yang bertanda
“+”.
6. Masukkan lagi nilai Biaya Transfer Bank yaitu 40.000 di baris “Jumlah
Diskon/Discount Amount”. Pilihlah akun “Adm. Bank” di baris “Akun Diskon/Discount
Account”, kemudian klik lagi kotak yang bertanda “+”.
7. Masukkan nilai Pembulatan yaitu 10.000 di baris “Jumlah Diskon/Discount Amount”.
Pilihlah akun “Other Exp” di baris “Akun Diskon/Discount Account”. Kemudian klik
kotak “OK".
8. Kemudian klik kotak sebelah kanan yang bergambar kalkulator dan klik “Simpan &
Tutup/Save & Close”.
9. ACCURATEakan membuat jurnal sebagai berikut:
Debet : Cash/Bank 20.000.000
Debet : Prepaid Tax PPh 4.950.000
Debet : Adm. Bank 40.000
Debet : Other Exp 10.000
Credit : Account Receivable 25.000.000

ACCURATE Accounting Softwareversi 3.4.0.1734

Trik Memperbaiki Akun Persediaan yang Salah

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari customer ACCURATE tentang bagaimana cara untuk memperbaiki akun yang salah pada suatu Persediaan/Inventory.
Seharusnya Akun untuk Persediaan/Inventory yang bernama “ABC” (contohnya), adalah akun “B”, bukan Akun “A”.
Namun, sudah ada banyak transaksi baik pembelian, retur pembelian, penjualan maupun retur penjualan untuk Persediaan/Inventory tersebut.
Sehingga customer tersebut mendapat kesulitan untuk menghapus semua transaksi untuk Persediaan/Inventory tersebut, kemudian meng-edit akun yang salah dan memasukkan kembali transaksi yang sudah dihapus.
Benar-benar menyita waktu dan tenaga apalagi jika transaksi tersebut sudah ada lebih dari 1 tahun.

Anda tidak perlu khawatir, karena saya akan memberikan tips bagaimana dengan cepat memperbaiki akun Persediaan/Inventory yang salah.

Caranya adalah sebagai berikut :
a. Anda membuat Persediaan/Inventory yang baru dengan akun Persediaan/Inventory
yang benar.Kosongkan saja kotak Kuantitas/Quantity di Saldo Awal/Opening Balance.
b. Kemudian Anda klik “Aktivitas/Activities”, “Pembiayaan Pesanan/Job Costing”.
Masukkan tanggal yang Anda kehendaki
c. Pilih akun pada “Job Cost Account”. Akun ini bersifat sementara. Pada saat Anda
klik kotak “Selesai/Finishing” di bagian kanan, akun tersebut akan “dibalik” oleh
Program,sehingga saldo akun tersebut akan nol. Biasanya kita pilih akun “Work in
Process Inventory (WIP)”
d. Kemudian Anda masukkan keterangan di kotak “Description”
e. Jika Anda menggunakan ACCURATE versi Deluxe atau Enterprise, pilih “Dept”
dan/atau “Project” (bila ada)
f. Kemudian pilihlah Persediaan/Inventory yang ber-akun salah. Masukkan semua
jumlahnya supaya nantinya saldo Persediaan/Inventory tersebut aka menjadi nol.
g. Kemudian pilih “Warehouse” yang mana Persediaan/Inventory itu berada.
h. Setelah itu Anda klik kotak “Preview” di sebelah kanan bawah, klik “ke
Layar/Preview”. Akan muncul form “Pembiayaan Pesanan/Job Costing”. Anda klik
kotak “x” di kanan atas dari Form tersebut.
i. Setelah itu Anda klik kotak “Selesai/Finishing” di bagian kanan.
j. Anda pilih Persediaan/Inventory yang ber-akun benar. Masukkan kuantitas yang sama
dengan bagian “h” diatas.
k. Kemudian Anda klik “OK” dan “OK” lagi di kotak “Confirm”. Setelah itu Anda klik
kotak “Simpan & Tutup/Save & Close”
l. Anda bisa melihat hasilnya di windows “Barang/Items” yang mana kuantitas dari
Persediaan/Inventory yang ber-akun salah sudah nol. Sedangkan kuantitas dari
Persediaan/Inventory yang ber-akun benar sudah terisi.
m. Anda tinggal menon-aktifkan Persediaan/Inventory yang ber-akun salah dengan cara :
- sorot Persediaan/Inventory tersebut di windows “Barang/Items”, kemudian double-
click.
- centang kotak “Non-Aktif/Suspended”, kemudian klik “OK”
- Persediaan/Inventory tersebut tidak akan muncul di windows “Barang/Items”.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Mencatat Retur Penjualan Barang dengan Tidak Mengetahui nomor Surat Jalan maupun Nomor Faktur Penjualan

Ada kalanya saat Anda mau mencatat retur penjualan barang dagangan, Customer tidak tahu nomor surat jalan maupun nomor faktur penjualan yang bersangkutan. Mungkin Anda juga tidak tahu karena banyaknya barang dengan jenis dan model yang sama yang sering dijual ke customer tersebut.
Harap tenang, karena ACCURATE – Accounting Software bisa mencatat transaksi retur penjualan barang dagangan tanpa menghiraukan berapa nomor surat jalan maupun nomor faktur penjualan yang bersangkutan.
Caranya adalah :
1. Pertama kali Anda harus masuk ke bagian “Persiapan/Setup”, kemudian klik
“Preferensi/Preference”
2. Setelah itu, klik “(Penjualan/Pembelian) / (Sales/Purchase)”. Centang kotak di
sebelah kata-kata “Dapat mengisi barang apa saja di retur penjualan/Can enter any
item in Sales Return”
3. Kemudian klik “OK”
4. Anda membuat “Retur Penjualan/Sales Return”
5. Setelah Anda memilih “Customer”, di bagian kotak “Sales Inv. No.”, Anda pilih kata
“Nihil/None”
6. Kemudian Anda bisa memilih barang apa yang mau diretur beserta dengan
kuantitasnya.
7. Otomatis, kuantitas barang tersebut akan masuk kembali di Gudang Anda.
8. Tips ini berlaku juga untuk transaksi Retur Pembelian dengan terlebih dahulu Anda
melakukan hal di nomor 2, dengan memberi centang kotak di sebelah kata-kata “Dapat
mengisi barang apa saja di retur pembelian/Can enter any item in Purchase Return”

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Membulatkan Harga barang karena adanya Diskon Bertingkat dalam Faktur Penjualan

Di artikel sebelumnya, saya menyajikan tips dalam membuat diskon bertingkat dalam faktur penjualan.
Tapi, ada kalanya, muncul angka decimal di belakang koma, sebagai akibat dari perhitungan diskon tersebut oleh program, yang menyebabkan angka di harga jual tidak menjadi bulat.
Jangan khawatir, Anda bisa membuang angka di belakang koma tersebut dengan cara :
1. di kolom Diskon dalam bagian detail Invoice / Faktur, setelah Anda memasukkan
angka diskon bertingkat, tambahkan "...+# (angka dibelakang koma)"
Contoh : Harga jual setelah diskon bertingkat menjadi "9.263,45"
Untuk membuang angka "0,45" tersebut, Anda mengetik :
"+5+2+0,5+#0,45" di kolom Diskon.
2. Angka di kolom Amount / Jumlah, akan menjadi "9,263"

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Mencatat Saldo Awal Piutang Customer Bersaldo Minus di ACCURATE

Apa kabar, pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kali ini saya kembali menyajikan trik tentang penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Ada salah seorang Sales ACCURATE yang mendapat pertanyaan tersebut dari customernya menanyakan kepada saya tentang “Bagaimana Mencatat Saldo Awal Piutang Customer Bersaldo Minus di ACCURATE?”.

Di ACCURATE, kita tidak bisa memasukkan nilai minus di saldo awal piutang di master Customer.
Namun, saya mempunyai Trik untuk mengatasi masalah tersebut.

Bagaimana Trik-nya?

1. Pertama kali, buatlah item baru dengan tipe item = non inventory part.
Isikan saja namanya adalah Opening Balance.
Untuk akun-nya, pilih saja akun Opening Balance Equity.
(Akun Opening Balance Equity ini otomatis akan muncul saat menggunakan ACCURATE
pertama kali)
2. Buatlah Faktur Penjualan/Sales Invoice untuk customer tersebut.
3. Setelah memasukkan no invoice, tgl invoice dan data-data lainnya, di bagian Item,
pilihlah item Opening Balance yang kita buat di nomor 1 diatas.
Isikan angka 1 di kolom Kts/Qty dan masukkan nilai minus di kolom Amount.
4. Kemudian simpanlah transaksi tersebut.
5. ACCURATE akan membuat jurnal untuk
transaksi tersebut, yaitu :
(Debet)Opening Balance Equity xxxxx
(Kredit) Account Receivable xxxxxx
6. Di laporan Piutang, Anda bisa melihat bahwa customer tersebut mempunyai piutang
yang bernilai minus.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Memberi Batasan Kredit untuk Setiap Pelanggan / Customer

Agar jumlah piutang usaha Anda tidak menumpuk banyak, dianjurkan supaya Anda memberi batasan kredit untuk setiap Pelanggan / Customer.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik menu “ Daftar / List”, kemudian klik “Pelanggan / Customers”
2. Di windows “Pelanggan / Customers”, sorotlah Pelanggan / Customer mana yang akan
Anda beri batasan kreditnya
3. Di windows Pelanggan / Customer tersebut, klik tab “Termin, dll / Terms, etc.“
4. Isikan nilai di kotak “Batas Kredit / Credit Limit“
5. Setelah itu klik kotak OK

Catatan :
A. Jika Anda masuk ke Program ACCURATEdengan Tingkatan / Level = “Admin”, maka :
1. Setiap kali setelah Anda membuat Faktur Penjualan / Sales Invoice dan mau
menyimpan atau mencetak sedangkan piutang Pelanggan / Customer tersebut
sudah melewati batas kredit, akan muncul kotak Warning yang berisi “Batas
Piutang Pelanggan terlampau, Ingin Anda teruskan? / Customer Credit Limit
exceeded, Do you want to continue?“
2. Anda bisa meng-klik tombol “OK” atau “Cancel”

B. Jika Anda masuk ke Program ACCURATEdengan Tingkatan / Level = “Supervisor” atau “User”, maka :
1. Jika login Anda di-set oleh “Admin”, BOLEH “Melebihi Batas / Allow over
limit“, maka ketentuan di bagian “Catatan A” diatas BERLAKU
2. Jika login Anda di-set oleh “Admin”, TIDAK BOLEH “Melebihi Batas / Allow
over limit“, maka ketentuan di bagian “Catatan A” diatas TIDAK BERLAKU
Akan muncul kotak Warning yang berisi “Batas Piutang Pelanggan terlampaui /
Customer Credit Limit exceeded” dan tombol OK saja.
Anda tidak dapat menyimpan ataupun mencetak Faktur Penjualan / Sales
Invoice tersebut
ACCURATE Accounting Software Version 3.4.0.1734

Mencatat Transaksi Produksi Barang Jadi di ACCURATE Enterprise dengan Actual Cost

Kali ini ada seorang calon pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya, “Bagaimana cara untuk mencatat transaksi produksi barang jadi di ACCURATE Enterprise dengan Actual Cost? Tapi saya tidak mau mencatat transaksi dengan Standard Cost terlebih dahulu.”

Customer ini bergerak di bidang usaha Garment.
Dan alasan mengapa mereka tidak mau menggunakan Standard Cost terlebih dahulu adalah karena tagihan dari pihak ketiga (laundry, bordir, dsb) selalu terlambat 1 (satu) hingga 3 (tiga) bulan dari tanggal barang jadi sudah selesai diproduksi.
Padahal barang jadi tersebut sudah dijual.

Problemnya adalah :
1. Mereka tidak mau meng-edit “Product & Material Result, Material Release, Work Order Execution dan Work Order” untuk memasukkan Actual Cost.
2. Juga mereka tidak mau mencatat proses Manufacture lagi di ACCURATE untuk produksi barang yang sama.
Konsekuensinya laporan keuangan mereka selalu berubah terutama untuk saldo di akun Piutang, Persediaan, HPP manufaktur dan Penjualan.
Dan mereka menerima konsekuensi tersebut.

Bagaimana Trik-nya?
Oke, inilah caranya.

1. Buatlah terlebih dahulu barang mentah (benang dan kain), barang pembantu
(kancing), barang setengah jadi (baju pra laundry) dan barang jadi (baju after
laundry) – Contohnya.
2. Buatlah Formula Produk / Bill of Material untuk membuat Baju pra laundry.
3. Buatlah Transaksi di Modul Manufaktur (Work Order, Work Order Execution, Material
Release dan Product & Material Result) dengan hasil akhir adalah Baju pra Laundry.
4. Setelah biaya laundry, bordir dan lain sebagainya telah diketahui pasti (Actual
Cost), lakukan proses Job Costing
5. Di Job Costing, pilih item Baju pra Laundry dan masukkan nilai Beban (laundry,
bordir, dsb) Terlebih dahulu buatlah akun beban laundry, beban bordir dan
sebagainya.
6. Kemudian saat Finishing, pilih To Item : Baju after Laundry.
7. Otomatis nilai HPP Baju after Laundry sudah bertambah karena adanya unsur biaya
laundry.

ACCURATE versi 3.4.0.1734

Membatasi Piutang Customer dengan Terms of Payment

Ada calon pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya, “Apakah ACCURATE bisa membatasi piutang customer dengan Terms of Payment (TOP) selain dengan Credit Limit?”
Ternyata selama ini mereka membatasi piutang customer selain dengan Credit Limit juga dengan TOP. Saat ini mereka menggunakan Excel untuk pencatatannya.
Sebagai contoh: mereka membuat faktur/invoice untuk PT. ABC sebesar Rp. 20 juta.
Credit Limit untuk PT. ABC yang telah diset-up adalah sebesar Rp. 100 juta.
Jatuh Tempo untuk faktur tersebut adalah 7 hari (misalnya).
Jika pada hari ke-8 setelah tanggal faktur tersebut, PT. ABC belum membayar, maka mereka ingin secara OTOMATIS, faktur baru untuk PT. ABC tidak dapat dibuat.

Saya menjawab,”Untuk saat ini ACCURATE belum bisa secara Otomatis membatasi piutang customer dengan TOP. Harus dilakukan agak manual. Namun Anda jangan kuatir, karena walaupun manual, saya mempunyai trik yang dapat memudahkan Anda membatasi piutang customer dengan TOP.”

Trik-nya adalah sebagai berikut :
(Saya ambil contoh ilustrasi faktur/invoice untuk PT. ABC sebesar Rp. 20 juta dengan kredit limit Rp. 80 juta dan jatuh tempo tgl. 5 Nov 08)
Andaikan hari ini adalah tgl. 6 Nov 08 dan Anda ingin mencetak faktur untuk PT. ABC.
Lihat terlebih dahulu apakah piutang PT. ABC tersebut masih ada atau tidak
1. klik “Laporan/Reports”, “Piutang dan Pelanggan/Account Receivable“, “Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices“.
2. di windows “Formasi Laporan/Report Format“, pilih tgl 6 Nov 08.
3. kemudian klik “Filters“, sorot “Nama Pelanggan/Customer Name“, centang kotak PT. ABC, kemudian klik tombol OK
4. Anda lihat di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“ untuk faktur/invoice PT. ABC sebesar Rp. 20 juta adalah 1 hari.
Ini Berarti :
a. Jika piutang tersebut belum jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah positif (dicetak dengan huruf hitam)
b. Jika piutang tersebut sudah melewati jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah negatif (dicetak dengan huruf merah)

Disini diperlukan kedisiplinan dari user yang mau membuat faktur/invoice.
Dia harus disiplin dalam menentukan apakah customer tersebut boleh dibuatkan faktur/invoice-nya atau tidak.

Bagi para manajer/supervisor/direktur yang kuatir apakah user/staf/bawahannya disiplin atau tidak dalam menentukan hal diatas, dapat memantau faktur/invoice yang telah dibuat.
Normalnya di ACCURATE pada laporan Faktur Belum Lunas/ (misalnya) setiap faktur dari customer disajikan urut tanggal invoice.
Sehingga jika ada faktur dari customer yang mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ , angkanya negatif, lihat apakah customer tersebut juga mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ yang angkanya positif.
Jika ada, berarti user/staf/bawahan tersebut sudah lalai dalam membuat faktur/invoice.

Satu trik lagi, jika seandainya user tersebut hanya boleh melihat laporan tersebut saja, kita bisa mengset-up, sehingga dia tidak bisa melihat laporan keuangan lainnya.
Caranya adalah :
Tahap 1. membuat laporan tersimpan.
a. di laporan Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices, klik icon “Memorize”.
b. Kemudian isikan Nama Laporan, contoh : Faktur Belum Lunas.
Nama Laporan dan Judul Laporan boleh sama, boleh beda.
c. Kemudian klik tombol “Simpan/Save“.
d. Otomatis laporan tersebut sudah masuk ke dalam menu “Laporan Tersimpan/Memorized Report“.
Tahap 2. menambahkan laporan tersebut ke dalam profil pengguna/user profile untuk user yang bersangkutan.
a. klik “Persiapan/Setup“, “Profil Pengguna/User Profile“
b. di windows “Edit Profil Pengguna/Edit User“, carilah “Nama Pengguna/Login Name“ yang bersangkutan (kalau sudah dibuat sebelumnya).
Kalau belum dibuat, klik kotak “Baru/New“.
c. Kemudian cari tab “Laporan Tersimpan/Memorized Reports”.
d. Sorot “Faktur Belum Lunas” di dalam kotak “Laporan yang Tersedia/Available Reports”.
e. Kemudian klik kotak “>”
f. Otomatis “Faktur Belum Lunas” akan pindah ke dalam kotak “Laporan yang diijinkan/Allowed Reports“.
g. Kemudian klik kotak “Simpan/Save“ dan kotak “Tutup/Close“.

Sehingga user tersebut hanya bisa melihat laporan yang diijinkan saja.
Dia tidak bisa melihat laporan lainnya.

Accurate versi 3.4.0.1734

TRIK Mencetak Faktur / Voucher dengan ukuran setengah halaman dengan Printer Epson LX-300

Ada kalanya untuk mencetak Faktur / Voucher dalam kuantitas yang banyak dan cepat, Anda menggunakan printer dot matrix, seperti Epson LX-300.
Namun hasil cetakan tetap loncat dan tidak pas walau Anda sudah men-setting Default Printer di system komputer dengan printer tersebut.
Jangan khawatir, ada cara untuk membuat hasil cetakan bagus dan tidak loncat.
Caranya adalah :
1. Klik “Persiapan/Setup”, kemudian klik “Rancangan Formulir/Form Template”, setelah
itu Anda sorot terlebih dahulu “Tipe Rancangan/Forms Template” mana yang mau Anda
cetak.
2. Kemudian klik form yang Anda kehendaki di bagian “Nama/Name”
3. Anda klik kotak “Desain/Designer” disebelah kanan layar, kemudian klik “File”
setelah itu “Report Options”
4. Setelah itu Anda sorot nama printer tersebut, contoh “Epson LX-300”
5. Kemudian Anda klik kotak OK, lalu klik kotak “Close” di bagian atas
6. Klik kotak “Yes”, kemudian klik kotak “OK” disebelah kanan.
7. Anda mencetak Faktur / Voucher dengan hasil yang bagus dan pas, serta tidak loncat
lagi.

Catatan : Pastikan bahwa Komputer Anda sudah ter-install printer tersebut sebelumnya.

ACCURATE versi 3.4.0.1734

Melihat Laporan Umur Persediaan dengan jumlah hari yang Anda inginkan

Di artikel saya terdahulu, saya menyajikan tips untuk menampilkan Laporan Umur Piutang dengan jumlah hari yang Anda inginkan.
Begitu juga dengan Laporan Umur Persediaan yang mana Anda bisa set jumlah per hari yang Anda ingikan.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik menu “Laporan/Reports”, kemudian klik lagi “Persediaan/Inventory”
2. Setelah itu sorot “Rekap Umur Persediaan/Inventory Aging Summary“ atau “Rincian Umur
Persediaan/Inventory Aging Detail“ kemudian klik
3. Klik tab “Laporan Umur/Aging Reports“ di kotak Formasi Laporan/Report Format
4. Anda tinggal mengisi jumlah hari di kotak “Batasan Laporan Umur/Aging Report Range“
5. Klik kotak “OK”


ACCURATE Accounting Software Versi 3.4.0.1734

Trik Mencetak Struk Faktur Penjualan Ukuran Kecil

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saat penulis memberikan Training ACCURATEdi kantor mereka.
Pertanyaannya adalah, “Bagaimana cara untuk mencetak Struk Faktur Penjualan Ukuran Kecil di ACCURATE?”
Customer ini yang bergerak di bidang retail pulsa handphone membutuhkan Struk Faktur Penjualan yang berukuran kecil, yaitu ukuran 5 cm x 15 cm.
Desain fakturnya sudah ada, hanya saja masih berukuran besar.

Apakah Anda tahu bagaimana Trik-nya untuk hal tersebut diatas?
Trik-nya adalah sebagai berikut:
1. Klik “Persiapan/Setup”, Klik “Rancangan Formulir/Form Template”, Klik “Faktur
Penjualan/Sales Invoice”.
2. Sorot nama formulir yang akan di-edit dan double click
3. Di windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection” klik
kotak “Desain/Designer”.
4. Di windows Designer, klik “File”, klik “Page Options”.
5. Ada dua cara dalam men-setting ukuran kertas, yaitu:
a. klik tombol panah ke bawah di kotak “Size” dan sorotlah ukuran kertas yang
sudah tersedia di ACCURATEdan klik “OK”.
b. Secara manual, dengan mengisi di kotak Width,mm = 50 mm dan di kotak Height,mm
= 150 mm, kemudian klik “OK”.
6. Kemudian klik “Close”, akan muncul windows kecil “Confirm”, klik kotak “Yes”.
7. Klik “OK” di windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection”.
8. Otomatis, saat Anda mau mencetak faktur penjualan/sales invoice, ukuran kertasnya
sudah sesuai dengan keinginan Anda.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Melihat Laporan Stok dengan Tampilan Semua Satuan per Gudang di ACCURATE Accounting Software

Apa kabar, pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kali ini saya kembali menyajikan Trik tentang penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Ada salah seorang Customer ACCURATE menanyakan kepada saya via E-mail, “Apakah ada TRIK di ACCURATE untuk menampilkan laporan stok masing-masing gudang dari satuan terkecil sampai terbesar?”

Beliau merasa kesulitan jika laporan yang ditampilkan hanya dalam satuan terkecil saja, karena pertimbangannya adalah rasio untuk masing-masing item adalah tidak sama.
Hal ini akan menghambat saat stock opname, menurut Beliau.

Apakah Anda tahu TRIK-nya bagaimana?

TRIK-nya adalah :
1. Klik “Laporan/Reports”, klik “Gudang/Warehouse”, klik “Kuantitas Barang per Daftar
Gudang/Quantity Item by Warehouse List”
2. Di windows “Formasi Laporan/Report Format”, Anda pilih tanggal yang dikehendaki
3. Kemudian klik “Kustomisasi/Customize”, Beri tanda Centang (V) di kotak sebelah
kata-kata “Unit 2” dan “Unit 3”
4. Buanglah tanda centang (V) di kotak sebelah kata-kata “Biaya Rata-rata/Average
Cost”. Karena untuk keperluan Stok Opname, “Average Cost” tidak diperlukan.
5. Misalkan nama salah satu gudang Anda adalah “Centre”, beri tanda centang (V) di
kotak sebelah kata-kata “Centre (2)” dan “Centre (3)”.
6. Jika Anda mempunyai banyak gudang, disarankan Anda mencetak laporan tersebut per
gudang. Jadi buanglah tanda centang (V) di kotak gudang yang lain.
(Hal ini dilakukan bila Anda tidak mempunyai lembaran kertas yang sangat lebar)
7. Setelah itu Anda klik “OK”.
8. Akan muncul “Laporan Kuantitas Barang per Daftar Gudang/Quantity Item by Warehouse
List” lengkap dengan tiga satuan yang dimiliki oleh masing-masing barang.
9. Jangan kaget, bila Anda melihat di kolom “Kuantitas/Quantity”, nilainya tidak sama
dengan nilai di kolom “Centre”.
Karena selisihnya pasti ada di gudang yang lain.

Jika Anda ingin meng-edit kata “Kuantitas/Quantity”, inilah caranya :
a. klik icon “Modifikasi/Modify” di sebelah kiri atas.
b. Klik “Kustomisasi/Customize”, kemudian cari kata “Kuantitas/Quantity”
c. Jika sudah ketemu, sorotlah kata tersebut. Akan muncul icon bergambar
“Menulis Kertas” yang jika mouse didekatkan pada icon tersebut akan
muncul kata-kata “Ubah Judul Kolom/Edit Column Title”, kemudian klik.
d. Otomatis di kata “Kuantitas/Quantity“ tadi, akan muncul tanda “kursor” dan
silahkan Anda merubah kata tersebut menjadi “Total Kuantitas/Qty Total”
(misalkan), kemudian klik Enter.

Jika Anda mempunyai banyak gudang, Disarankan agar Anda mencetak laporan tadi per gudang.
Sehingga Anda lebih enak dalam membaca laporan dan melakukan stok opname per gudang.

Agar Anda lebih cepat menampilkan laporan tersebut diatas (tanpa selalu memberi tanda Centang di kotak sebelah kata-kata “Unit 2” dan “Unit 3”) silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini :
a. Saat tampil laporan Kuantitas Barang per Daftar Gudang, klik icon “Memorize” di
panel sebelah atas.
b. Isikan nama laporan : “Laporan Stok Gudang Centre” (misalkan), kemudian klik
“Simpan/Save”
c. Setiap kali Anda ingin melihat laporan Stok Gudang Centre tersebut, Anda tinggal
klik “Laporan Tersimpan/Memorized Reports“, kemudian klik “Laporan Stok Gudang
Centre”.
d. Pilih tanggal yang dikehendaki kemudian klik OK.

Perhatian: Anda harus membuat dulu Laporan Kuantitas Barang per Daftar Gudang untuk masing-masing Gudang, baru Anda bisa melakukan Proses “Memorized Reports”.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734

Meng-import data dari file Open Office Calc ke ACCURATE dalam Persiapan Singkat/Quick Setup

Apa kabar, Pengguna ACCURATE Accounting Software?
Kembali lagi saya menyajikan tips dan trik dalam penggunaan ACCURATE Accounting Software.

Kali ini ada seorang pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya via Email,
“Bagaimana cara untuk meng-import data dari file Open Office Calc ke ACCURATE dalam Persiapan Singkat/Quick Setup?”

Dalam Persiapan Singkat/Quick Setup, ACCURATE baru bisa secara Otomatis meng-import data dari Microsoft Excel. Namun saat ini karena alasan tertentu, cukup banyak perusahaan yang beralih dari Microsoft Excel ke Open Office.
Sehingga mereka mengalami kesulitan dalam meng-import data di Open Office masuk ke dalam ACCURATE.
Namun saya mempunyai Trik untuk masalah diatas.

Bagaimana Trik-nya?
Oke, inilah caranya.

1. Di aplikasi Open Office Calc, bukalah file yang mau di-import.
2. Simpanlah file tersebut dengan memilih di “Save as Type” adalah “CSV (*.csv)”
3. Di ACCURATE, saat melakukan Persiapan Singkat/Quick Setup, carilah file yang
ber-extension CSV tadi dan lakukan proses Import.

ACCURATE versi 3.4.0.1734

Melihat dan Mencetak Laporan Umur Piutang per 30 hari / 20 hari / hari yang Anda inginkan

Tidak selalu Laporan Umur Piutang / Aging Receivable disajikan per 30 hari.
Anda dapat menampilkan Laporan Umur Piutang / Aging Receivable per 20 hari atau 10 hari atau per hari yang Anda inginkan.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik menu “Laporan / Reports”, kemudian klik lagi “Piutang dan Pelanggan /
Account Receivable”
2. Setelah itu sorot “Rincian Umur Piutang / Aging Receivable Detail“ atau
“Ringkasan Umur Piutang / Aging Receivable Summary“ kemudian klik
3. Klik tab “Laporan Umur / Aging Reports“ di kotak Formasi Laporan / Report Format
4. Anda tinggal mengisi jumlah hari di kotak “Batasan Laporan Umur / Aging Report
Range“
5. Klik kotak “OK”

ACCURATE Version 3.4.0.1734

Trik Mengetahui secara Cepat, Harga Beli Setiap Barang saat Membuat Purchase Order

Saat Anda membuat Pesanan Pembelian/Purchase Order, Anda pasti ingin mengetahui dengan cepat, harga beli barang tersebut sebelumnya.
Ada cara yang cepat dan praktis, sehingga Anda tidak perlu melihat laporan Pembelian.
Caranya adalah :
1. Anda membuat Pesanan Pembelian/Purchase Order
2. Setelah Anda mengisi nama Pemasok / Vendor dan keterangan lainnya, Anda pilih barang
apa yang mau di-order
3. Kemudian di baris barang tersebut, Anda klik tombol kanan di mouse komputer, klik
“Histori Harga Beli / Purchase Price History”
4. Anda dapat mengetahui berapa harga beli barang tersebut sebelumnya.

Catatan : Cara ini dapat dipakai jika transaksi pembelian barang tersebut sebelumnya menggunakan Pemasok / Vendor yang sama dengan yang Anda buat sekarang ini.

ACCURATE versi 3.4.0.1734

Laporan Persediaan Barang per Jenis Satuan

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saat Penulis memberikan Training ACCURATEdi kantor mereka.
Pertanyaannya adalah, “Apakah ada laporan di ACCURATEyang menampilkan laporan Persediaan Barang per Jenis Satuan?”
Customer ini yang bergerak di bidang trading barang elektronik ingin mengetahui laporan persediaan per barang berdasarkan jenis satuan.
Sebagai contoh, customer ini menjual barang berupa Flash Disk, dengan satuan sebagai berikut :
Pcs = 1, lusin = 12 dan box = 20

Apakah Anda tahu bagaimana Trik-nya?
Trik-nya adalah sebagai berikut:
1. Sebelumnya, Anda harus pastikan terlebih dahulu bahwa semua barang di daftar
“Barang dan Jasa/Items” sudah terisi tiga satuan.
2. Klik “Laporan/Reports”, “Laporan Persediaan/Inventory”, “Ringkasan Daftar
Barang/Item List Summary”.
3. Setelah Anda pilih tanggal yang dikehendaki, klik “Kustomisasi/Customize”.
4. Beri centang di kotak “Unit 1” bila Anda ingin menampilkan satuan pertama.
Beri centang di kotak “Unit 2” dan “Kts Unit 2/Qty Unit 2” bila Anda ingin
menampilkan satuan kedua.
Beri centang di kotak “Unit 3” dan “Kts Unit 3/Qty Unit 3” bila Anda ingin
menampilkan satuan ketiga.
5. Untuk susunan kolom yang lebih bagus di laporan nanti, DISARANKAN kepada Anda
untuk memindahkan baik “Kts Unit 2/Qty Unit 2” dan “Kts Unit 3/Qty Unit 3” ke
atas “Unit 2” dan “Unit 3”, dengan cara:
Sorotlah “Kts Unit 2/Qty Unit 2”, klik tanda panah warna merah yang ke arah atas.
Otomatis letak “Kts Unit 2/Qty Unit 2” sekarang sudah di atas “Unit 2”.
Lakukan juga untuk “Kts Unit 3/Qty Unit 3”.
Kemudian Anda klik “OK.

Agar Anda tidak selalu meng-klik Kustomisasi jika ingin menampilkan laporan tersebut di kemudian hari, lakukan langkah “Memorized”, dengan cara:
1. Di windows laporan “Ringkasan Daftar Barang/Item List Summary”, klik icon
“Memorized”.
2. Isilah nama Laporannya, seperti contoh : “Laporan Ringkasan Daftar Barang per
Unit 2”, kemudian klik “Simpan/Save”.
3. Saat Anda ingin melihat laporan tersebut itu lagi, klik “Laporan/Reports”,
“Laporan Tersimpan/Memorized Reports”.
4. Sorot judul laporan di nomor 2 tadi, Anda tinggal pilih range tanggal yang
dikehendaki dan klik OK.

ACCURATE Accounting Software versi 3.4.0.1734